Firmar documentos PDF y Word con el Certificado Digital

Aprende a firmar tus documentos para darles un extra de fiabilidad, mediante el Certificado Digital. ᐉ PDF, Microsoft Office…

Una de las muchas posibilidades que nos ofrece el Certificado emitido por la FNMT es la de firmar documentos de manera oficial. Es una manera segura de acreditarte en procesos de burocracia online, ya sea con la administración pública o con empresas, particulares…

Para poder hacer esto, es imprescindible tener un Certificado Digital válido instalado en tu dispositivo. Si no lo tienes solicítalo ya.

Los documentos más usados en el ámbito profesional son los PDFs y los de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint…). Ambos permiten su firma, así que a continuación tienes explicado como realizarla en cada uno.

 

Firma tu documento PDF mediante el Certificado Digital

 

Necesitarás el programa Adobe Acrobat (tiene prueba gratuita) para poder firmar tus PDFs.

➤ Si ya lo tienes, abre el archivo en cuestión y ve al apartado «Edición» en el menú superior izquierdo. Dentro de él, entra en «Preferencias…».

Preferencias Adobe Acrobat

 

➤ A la izquierda, selecciona la categoría «Administrador de confianza». Configura las «Actualizaciones automáticas de EUTL» como se muestra en el recuadro azul y pulsa el botón de «Actualizar ahora». Te saltará una ventana de confirmación que simplemente tienes que aceptar.

 

Actualización de Certificaciones PDF

 

Esta es una configuración previa que hay que hacer una única vez, para que el programa se mantenga actualizado. No hace falta que repitas estos pasos cada vez que quieras firmar un PDF. A partir de ahora comienza el proceso.

➤ Entra en «Herramientas», desliza hacia abajo y haz click en «Certificados».

 

Añadir Certificado Digital a PDF

 

➤ Automáticamente volverás a la pantalla de «Documento», pero con la barra de «Certificados» debajo de la principal. En esta tienes que seleccionar «Firmar digitalmente» y aceptar la ventana emergente que aparece.

➤ Lo siguiente que tienes que hacer es trazar un recuadro en la parte del documento que quieres que aparezca la firma.

 

Recuadro para la firma del documento

 

➤ Hecho esto, accederás a esta ventana, en la que tienes que elegir el Certificado Digital, el aspecto que prefieres para la firma y si deseas que el PDF se bloquee para no ser modificado. También puedes revisar el contenido. Cuándo lo tengas claro, pulsa en «Firmar».

 

Ajuste de firma con el Certificado Digital

 

➤ Elige una ubicación para guardar tu nuevo documento firmado. Haz click en «Guardar» y dale a «Permitir» en la ventana que salta acto seguido.

 

Guardar documento PDF firmado

 

➤ Y ya estaría… ya has conseguido firmar tu documento PDF con tu Certificado Digital. Para comprobar que todo ha salido bien, ábrelo y se verá un recuadro con tu información. El aspecto puede variar según como lo hayas configurado, pero se mostrará como algo similar a la siguiente imagen:

 

Apariencia de firma con Certificado Digital en PDF

 

Esperamos que el artículo haya sido de ayuda. Cualquier duda o aporte puedes dejarlo en la sección de comentarios abajo de todo.

 

Firma un Word o cualquier documento de Microsoft Office con el Certificado

 

El paquete de Microsoft Office es un básico en cualquier ordenador. Todo el mundo ha usado alguna vez Word, Excel o PowerPoint. Ahora vas a descubrir como firmarlos con tu Certificado Digital. Para cualquier programa del paquete se realiza el mismo proceso, aunque a continuación se muestre con Word como ejemplo.

➤ Comienza yendo al apartado «Archivo» en el menú de arriba a la izquierda.

 

Ir a Configuración del documento Word

 

➤ Accede a «Información» > «Proteger documento» > «Agregar una firma digital», como se muestra en la siguiente imagen:

 

Agregar firma digital a Word

 

➤ Aparecerá la siguiente ventana, en la que tienes que configurar la firma que vas a aplicar, eligiendo el tipo de compromiso que implica y explicando la razón para firmar. También puedes agregar información sobre el firmante y por último elegir el Certificado Digital que quieres aplicar. Toda esta configuración es opcional, puedes dejarla en blanco como se muestra en las imágenes, y el documento quedará firmado simplemente bajo tu Certificado, sin más información.

➤ Cuando lo tengas listo, clica en «Firmar», y dale a «Permitir» en la ventana que aparece a continuación pidiendo acceso a la clave privada.

 

Elegir Certificado e información

 

➤ Por último aparecerá este aviso, al cual hay que prestar atención. Tu documento ya está firmado, implicando que ya no debe ser modificado. De hacerlo, la firma se perderá. Es por esto que de normal esta tarea se deja la última, cuando ya tengas la versión definitiva del archivo.

 

Aviso de documento firmado

 

Finalmente has firmado tu Word, u otro documento de Office, con tu Certificado Digital. Ahora este está acreditado bajo tu identidad de manera oficial, al ser un Certificado emitido por la FNMT.

Para comprobar que lo has realizado correctamente puedes ir a la vista normal del archivo, donde se mostrarán los siguientes avisos, permitiéndote uno de ellos ver las firmas aplicadas.

 

Aspecto de Word firmado con Certificado Digital

 
 
Esperamos que este artículo te haya ayudado. Si has tenido algún problema o hay algo que quieras aportar, puedes dejar un comentario en la sección de más abajo.
 
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